Política de Privacidad
Sistema de Votación en Línea

Vote-cast

Última actualización: 28 de junio de 2026 · Vigente para todos los eventos procesados en esta plataforma

1.- Identidad del responsable

El Sistema de Votación Asambleas es una plataforma desarrollada y operada por Dossier Producciones, en colaboración con Mega Producciones. Está diseñada para facilitar procesos de votación robustos, confiables y auditables para organizaciones solidaristas, cooperativas y asociaciones.

Dossier Producciones actúa como responsable del tratamiento de los datos personales procesados a través de esta plataforma, en los términos establecidos por la Ley N.° 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales de Costa Rica. Ley: 8968.

2.- Base legal del tratamiento

El tratamiento de los datos personales se fundamenta en las siguientes bases legales, de conformidad con la Ley N.° 8968:

Ejecución de un contrato: el procesamiento es necesario para prestar el servicio de votación contratado por la organización o asociación.
Consentimiento del titular: al acceder a la plataforma y emitir su voto, el asociado acepta el tratamiento de sus datos para los fines descritos en esta política.
Interés legítimo: el registro técnico de la emisión del voto es indispensable para garantizar la integridad, transparencia y auditabilidad del proceso.

No recopilamos datos sensibles, información bancaria, datos de salud ni ningún otro dato que no sea indispensable para el proceso de votación.

3.-Datos que recopilamos

Para el correcto funcionamiento del quórum y la emisión del voto, el sistema procesa únicamente los datos estrictamente necesarios:

Identificación: nombre completo y número de cédula, para registrar y validar la participación en la asamblea.
Autenticación: credenciales de acceso proporcionadas por la empresa u asociación organizadora.
Registros de actividad: bitácora técnica de la emisión del voto, con el fin de garantizar la trazabilidad y permitir auditorías posteriores.

Datos técnicos del dispositivo: cuando se accede desde la aplicación móvil, el sistema puede registrar de forma automática información técnica como el tipo de sistema operativo, versión de la aplicación y dirección IP del dispositivo. Estos datos se utilizan exclusivamente para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma y la seguridad del proceso de votación, y no son compartidos con terceros.

Notificaciones push: si el usuario activa los avisos desde la aplicación, el sistema almacena un identificador técnico de suscripción generado por el navegador (endpoint y claves de cifrado del dispositivo). Este dato se utiliza única y exclusivamente para enviar avisos relacionados con el inicio de las votaciones de la asamblea. No se emplea para rastreo, perfilado ni publicidad, no se comparte con terceros, y se elimina junto con el resto de la información al finalizar el evento, conforme a la sección 4.

4.- Finalidad del tratamiento y ciclo de vida

Los datos recopilados se utilizan única y exclusivamente para la realización del evento de asamblea correspondiente. Sus finalidades son:

Validar la identidad del votante y prevenir la duplicidad de votos.
Gestionar el quórum en tiempo real durante eventos híbridos, virtuales o presenciales.
Generar evidencia técnica que respalde e integre los resultados de la votación.

*Eliminación de datos: una vez finalizado el evento, los resultados y registros de auditoría se entregan formalmente a la asociación o entidad contratante. Inmediatamente después de dicha entrega, toda la información personal y los registros de votación son eliminados de forma permanente e irrecuperable de nuestros sistemas.

5.- Cookies y tecnologías de rastreo

El sitio utiliza exclusivamente cookies técnicas de sesión, necesarias para el funcionamiento de la plataforma de votación. Estas cookies no rastrean la navegación del usuario con fines publicitarios ni se comparten con terceros.

Cookies de sesión: permiten mantener la autenticación del usuario durante el evento. Se eliminan automáticamente al cerrar el navegador.
Scripts de terceros: cuando la organización contratante solicita la transmisión en vivo a través de YouTube, dicho servicio carga automáticamente scripts propios de Google en el navegador del usuario — incluso si el video no es reproducido activamente. Estos scripts pueden recopilar datos según la política de privacidad de Google, sobre la cual Dossier Producciones no tiene control.

No utilizamos píxeles de publicidad ni tecnologías de rastreo de comportamiento propias.

Al acceder a la plataforma, el usuario acepta el uso de las cookies técnicas indispensables descritas anteriormente.

6.- Seguridad y almacenamiento

La información se procesa sobre infraestructura propia de Dossier Producciones, con servidores de alto rendimiento bajo su control directo. Las medidas de seguridad implementadas incluyen:

Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos TLS.
Acceso restringido al personal autorizado del equipo de producción.
Controles técnicos para prevenir accesos no autorizados, alteraciones o pérdida de información.
Registros de auditoría para detectar y responder ante incidentes de seguridad.

7.- Transferencia y almacenamiento internacional de datos

Los datos personales recopilados a través de esta plataforma son procesados y almacenados en infraestructura de servidores de confianza ubicada en los siguientes centros de datos:

RegiónUbicaciónProveedorMarco normativo

US — Hillsboro, Oregon · Hetzner (us-west) · Leyes federales de EE. UU.

DE — Núremberg, Alemania · Hetzner (eu-central) · RGPD/GDPR

Ambos centros de datos operan bajo estrictos estándares de seguridad internacionales, incluyendo certificaciones ISO 27001. El servidor ubicado en Alemania está sujeto al RGPD de la Unión Europea, uno de los marcos de protección de datos más exigentes a nivel mundial.

Servicios de terceros

Para garantizar la seguridad, disponibilidad y rendimiento de la plataforma, utilizamos los siguientes servicios de terceros:

Cloudflare: Actúa como capa de seguridad y optimización de red. Todo el tráfico hacia nuestros servidores transita por su infraestructura, lo que implica que Cloudflare puede procesar datos técnicos como direcciones IP, encabezados HTTP y métricas de rendimiento del navegador (tiempos de carga, interacciones). Cloudflare opera bajo su propia política de privacidad, disponible en: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

Limitaciones en el uso de datos

No compartimos, vendemos ni transferimos información personal a terceros ajenos al proceso de votación. Los resultados finales del evento se entregan únicamente a la entidad organizadora como parte del cierre formal del servicio.

En ningún caso los datos serán utilizados con fines comerciales, publicitarios o estadísticos fuera del alcance específico del evento para el cual fueron recopilados. Una vez concluido dicho evento, los datos son eliminados conforme al procedimiento descrito en la sección correspondiente de esta política.

Al utilizar esta plataforma, el usuario acepta que sus datos puedan ser procesados en los territorios mencionados, siempre bajo las condiciones descritas en esta política y con las garantías de seguridad aplicables en cada jurisdicción.

8.- Servicios de terceros

Cuando así lo solicite la organización contratante, la sesión de asamblea podrá incluir una transmisión en vivo a través de YouTube (propiedad de Google LLC). En ese caso:

El componente de YouTube se carga en la página desde el inicio de la sesión, lo que implica que los scripts propios de Google se ejecutan en el navegador del usuario independientemente de si el video es reproducido.
Estos scripts pueden recopilar datos técnicos del dispositivo y la sesión según la política de privacidad de Google, disponible en policies.google.com/privacy.
La transmisión audiovisual no implica el intercambio de datos de votación con YouTube.
Dossier Producciones no controla ni es responsable del tratamiento de datos que realice Google sobre los usuarios a través de este componente.

No se utiliza ningún otro servicio externo de videoconferencia o transmisión (como Zoom, Teams u otros) en el marco de esta plataforma.

9.- Menores de edad

Esta plataforma está dirigida exclusivamente a personas mayores de 18 años que sean asociados activos de la organización convocante. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de edad. Si se detecta que se han procesado datos de un menor sin autorización, se procederá a su eliminación inmediata.

10.- Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley N.° 8968, los asociados tienen derecho a:

Acceso — Conocer qué datos personales suyos se están procesando.
Rectificación — Corregir datos inexactos o incompletos.
Oposición — Oponerse al tratamiento de sus datos en los casos previstos por ley.
Supresión — Solicitar la eliminación de sus datos cuando corresponda. Autogestión para la supresión de datos.

4.1:Además del derecho de ejercer sus solicitudes a través de nuestros canales de soporte, la plataforma Sistema de votación en línea Vote-cast ofrece un botón de supresión inmediata de datos personales:

Proceso de eliminación: El usuario puede solicitar la eliminación de su cuenta y todos sus datos asociados directamente desde la plataforma:
1. En la plataforma, arriba de nuestra política de privacidad se encuentra el botón: Borrar datos de usuario.
2. o ingresando al link: https://sistema.votos-asambleas.com/borrar_datos_usuario
3. Ingrese su correo electrónico y contraseña registrados en el sistema.
4. Seleccione el botón "Borrar Cuenta Permanentemente".
5. Asi mismo puede escribirnos a: soporte1@dossierproduccionescr.com.
Confirmación: Una vez completado el proceso, el sistema ejecutará la eliminación irreversible de toda la información personal y registros de votación asociados a dicho usuario. Como comprobante de esta acción, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico de confirmación al usuario, certificando que su cuenta en Vote-cast ha sido eliminada exitosamente.
Alcance: Esta acción es definitiva y no puede deshacerse, eliminando toda trazabilidad del usuario dentro de la base de datos de la asamblea en curso.

Ante cualquier duda puede comunicarse con el equipo de soporte de Dossier Producciones a través de los canales indicados en la sección de contacto.

11.- Cambios a esta política

Esta política puede ser actualizada cuando sea necesario para reflejar cambios en nuestras prácticas, en la legislación aplicable o en los servicios ofrecidos. Ante cualquier modificación relevante:

La versión actualizada será publicada en sistema.votos-asambleas.com y vote-cast.votos-asambleas.com con la nueva fecha de vigencia.
Si el cambio afecta de forma significativa el tratamiento de datos personales, se notificará a la organización contratante por correo electrónico con al menos 7 días de anticipación.
El uso continuado de la plataforma tras la publicación de los cambios implica la aceptación de la política actualizada.
Esta política sirve para sistema.votos-asambleas.com y vote-cast.votos-asambleas.com

12.- Contacto

Para consultas sobre esta política, confirmación de eliminación de datos o ejercicio de sus derechos, puede contactar al equipo de soporte de Dossier Producciones:

Dossier Producciones

Soporte de privacidad Correo: soporte1@dossierproduccionescr.com

Sitios: sistema.votos-asambleas.com

Tiempo de respuesta estimado: 5 días hábiles.